Penggunaan Teknologi Sebagai Salah Satu Strategi Efektivitas Rekapitulasi dan Validitas Data Sumber Daya Manusia: Studi Kasus di PT Bio Farma

Abstract

Pengelolaan data Sumber Daya Manusia (SDM) yang masih dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan berbagai permasalahan administratif, seperti keterlambatan proses, rendahnya validitas data, serta tingginya risiko kesalahan input. Kondisi tersebut menjadi tantangan serius bagi organisasi berskala besar yang membutuhkan data akurat dan real time untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas penggunaan teknologi informasi, khususnya Human Resource Information System (HRIS), sebagai strategi peningkatan efisiensi rekapitulasi dan validitas data SDM di PT Bio Farma. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan deskriptif melalui observasi langsung pada Divisi Tata Kelola Human Capital selama periode September hingga Desember 2024. Data yang dikumpulkan meliputi jumlah job description yang diproses, durasi penyelesaian dokumen, serta alur kerja administratif yang dijalankan secara manual. Hasil penelitian menunjukkan bahwa selama periode observasi terdapat 517 job description yang diproses, dengan rata-rata 32 dokumen per minggu dan waktu penyelesaian sekitar 1–2 jam per dokumen. Proses manual tersebut menyerap sekitar 30–40% waktu kerja staf Human Resources (HR) dan menimbulkan kendala dalam validasi serta koordinasi data antar bagian. Temuan ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan manual sudah tidak efisien dan kurang relevan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Penerapan HRIS dinilai mampu meningkatkan efisiensi waktu kerja, akurasi, dan validitas data, serta mendukung transformasi digital fungsi SDM menuju peran yang lebih strategis.